Protection des données à caractère personnel

Politique relative à la protection des données à caractère personnel à destination des personnes externes à l’Unca

Le présent document constitue la Politique relative à la protection des données à caractère personnel (Ci-après la « Politique ») de l’Unca. S’inscrivant dans le cadre d’une exigence de transparence, cette politique a été rédigée pour être compréhensible et aisément accessible afin de traduire nos engagements au titre du Règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (Ci-après « RGPD ») ainsi que de la loi Informatique et libertés modifiée.

La politique de protection des données est destinée à l’ensemble des personnes physiques qui sont en relation avec notre organisme, à l’occasion de toute collecte de données à caractère personnel, de même qu’à destination de toute personne souhaitant en savoir davantage quant aux traitements réalisés par l’Unca dans le cadre de la profession d’avocat et aux côtés des Carpa. La présente Politique est accessible au travers des différents moyens qui sont accessibles aux personnes physiques (sites internet, applications ou services mobiles …).

La première partie de la Politique présente à titre d’information générale les principes et exigences du RGPD que l’Unca s’engage à respecter à l’occasion de toute collecte et traitement de données. Les seconde et troisième parties précisent respectivement les traitements réalisés strictement par l’Unca dans des situations clairement identifiées ainsi que les droits des personnes que notre organisme s’engage à respecter. La quatrième et dernière partie précise les moyens mis à disposition des personnes pour répondre à toute question au sujet de la Politique sur la protection des données à caractère personnel.

La politique étant susceptible d’évoluer, les personnes sont invitées à s’y référer régulièrement.

I. Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par l’Unca dans le respect des principes et exigences du RGPD

 

Au sens du RGPD, les données à caractère personnel sont définies comme toutes informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. Les traitements sont des opérations appliquées aux données qui s’insèrent dans des situations et de finalités précisées au sein de la partie II de la présente politique. A titre liminaire il convient de savoir que le RGPD définit plusieurs statuts en fonction des rôles des intervenants concernés par la mise en œuvre d’un traitement, ces derniers pouvoir avoir selon le cas la qualité de Responsable de traitement, de Sous-traitant ou encore de Responsable conjoint de traitement. Le statut de l’Unca est susceptible de varier en fonction, la qualité de l’Unca dépenadant en conséquence de ses missions et interventions.

L’Unca procède dans l’ensemble des situations au traitement de données afin de remplir des objectifs entrant dans le cadre de missions précises et des finalités licites, explicites et légitimes, selon des procédés loyaux en vue d’opérer des services pour son propre compte ou pour celui des Carpa bénéficiaires de ses services et prestations.

Prenant en compte les exigences générales du RGPD, en cas de traitements de données :

  • Nous veillons à ce que des données soient collectées et traitées dans le périmètre strict de la fourniture des services et prestations concernées, pour des objectifs et des finalités licites, explicites, légitimes, selon des procédés loyaux, en vue de fournir lesdits services et prestations ;
  • Nous veillons à assurer la transparence des traitements avec une information appropriée des personnes dans tous les cas de collecte, lorsque les données sont reçues des personnes elles-mêmes ou proviennent éventuellement de tiers ou des technologies ;
  • Ainsi, lorsque l’Unca procède à la collecte directe de données à caractère personnel, nous précisons si leur fourniture revêt un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne notamment le bénéfice d’une prestation ou la conclusion d'un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel ; de même que nous précisons les conséquences éventuelles de la non-fourniture de données et apportons aux personnes une information permettant de comprendre les circonstances des traitements et les droits qui leur sont reconnus ;
  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée directement par l’Unca, nous nous efforçons de veiller à ce qu’il soit apporté aux personnes des éléments d’information similaires de ceux qui doivent être communiqués en cas de collecte directe, de même que pour qu’il soit précisé la source des données ; cette information devant au titre du RGPD être apportée dans un délai raisonnable, mais également lors de la première communication avec les personnes lorsque les données sont destinées à cet usage, ou au plus tard lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois à un autre destinataire si un tel usage est envisagé ;

 

  • Lorsque le cas se présente, nous indiquons l’existence d'une prise de décision automatisée, y compris un profilage, avec l’indication des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de cet éventuel traitement pour la personne concernée ;
  • En cas d’intention d'effectuer un éventuel traitement ultérieur de données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données ont été collectées, nous fournissons préalablement aux personnes des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information permettant de la comprendre de manière transparente ;
  • Nous communiquons des données restreintes aux destinataires habilités, comprenant les services de notre organisme ainsi que les intervenants concernés ;
  • Nous nous engageons
    • à minimiser les traitements,
    • à assurer la mise à jour régulière des données,
    • à procéder à une conservation proportionnée des données en fonction de critères déterminés au regard notamment de la finalité du traitement, des exigences contractuelles ou opérationnelles ou pour répondre à nos obligations réglementaires et ce, dans le respect du droit applicable,
    • à encadrer les relations avec les destinataires de données et sous-traitants par tous moyens propres à assurer le respect de nos obligations légales,
    • en cas d’éventuel transfert de données à destination d’un pays situé hors de l’Union européenne, à prendre toutes mesures possibles, conformément aux exigences du RGPD, garantissant le respect de la réglementation applicable en Europe,
    • à sensibiliser les collaborateurs à l’exigence de protection des données à caractère personnel et à leur confidentialité,
    • à assurer la sécurité des traitements et des données,
    • à prendre en compte l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques en vertu de la réglementation applicable.

Au sein de l’Unca, la prise en compte des principes et exigences du droit de la protection des données à caractère personnel s’accompagne de mesures organisationnelles et techniques, notamment dès la conception (privacy by design) et par défaut (Privacy by default) afin d’appliquer de manière effective les dispositions du RGPD conformément aux engagements et d’apporter des garanties opérationnelles.

Afin de veiller à une application constante du RGPD en phase avec les enjeux de la règlementation, l’Unca a désigné un Délégué à la protection des données intervenant dans l’ensemble des projets de traitement, dans la prise en compte des droits des personnes et plus généralement dans le cadre de la diffusion d’une culture de la protection des données auprès des collaborateurs internes et des différents organismes concernés par l’exercice de ses missions.

II. Les traitements de données à caractère personnel réalisés par l’Unca s’inscrivent dans des situations clairement identifiées

 

A- Dans le cadre de la gestion des relations avec les interlocuteurs externes concernés par ses missions

L’Unca procède à la collecte de données dans la cadre de l’entrée en relation avec toute personne externe intéressée par ses activités. Il s’agit d’une finalité de gestion de l’organisme permettant d’entretenir et de gérer les relations contractuelles et de maintenir le contact avec des personnes intéressées.

Dans le cadre de la mise en œuvre des différents sites Internet liés à la conduite et à la présentation de ses différentes activités, l’Unca est susceptible de déployer des documents de collecte de données aux fins exclusives de gestion et d’organisation des services qu’elle fournit en tenant compte des obligations légales et statutaires. Les données sont conservées pendant la période nécessaire à la réalisation des opérations administratives et pour certaines ultérieurement à des fins réglementaires et d’archivage de l’activité de l’Unca.

Les cookies sont susceptibles de se mettre en place automatiquement au sein du logiciel de navigation Internet de l’utilisateur et d’être stockés dans le terminal utilisé aux fins de d’études statistiques de consultation. Afin de comprendre les possibilités de paramétrage, l’Utilisateur est invité à consulter les explications pédagogiques proposées par l’autorité de contrôle française, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés : http://www.cnil.fr.

 

B- Dans le cadre des missions de l’Unca au sein de la profession d’avocat

L’Unca procède au traitement de données dans le cadre des missions qu’elle accomplit au sein de la profession d’avocat.

L’Unca propose aux Carpa les moyens de satisfaire à leurs obligations, notamment par la fourniture d’outils informatiques, qu’il s’agisse des maniements de fonds ou de l’aide juridique destinés à assister les Carpa dans la recherche des moyens nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires qui leur incombent, en particulier pour les aider à satisfaire à leurs obligations, en particulier en matières d’obligations légales applicables aux maniements de fonds, L’Unca apporte les moyens techniques, en maintenant plus de 1 000 logiciels informatiques auprès des barreaux de France métropolitaine et des départements d’outre-mer, - qu’il s’agisse de la gestion des fonds de tiers, de la gestion des séquestres, ou des fonds d’État, ainsi que la formation continue des avocats-, logiciels dont elle assure la formation auprès des utilisateurs.

III. L’Unca reconnaît aux personnes l’application des droits résultant du RGPD en fonction des demandes qu’elles

 souhaitent faire valoir et s’engage à prendre en compte toute demande dans les meilleurs délais

 

A ce titre, les personnes physiques disposent d’un ensemble de droits qui s’appliquent au cas par cas en tenant compte des circonstances des traitements et de leur relation avec l’Unca ou directement avec les Capa ou les Odres des avocats.

Etant entendu que l’Unca s’engage pleinement à la prise en compte des droits des personnes qui sont les suivants dans le RGPD :

  • Droit à la fourniture d’une information lorsque des données à caractère personnel sont collectées de manière directe ou indirecte ;
  • Droit d’accès, permettant d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel ;
  • Droit de rectification et d’effacement permettant d'obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel qui sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d'obtenir que les données soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire, ainsi que le droit à l’effacement, permettant d'obtenir l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel lorsque certains motifs sont réunis ;
  • Droit à la limitation du traitement pendant une certaine durée lorsque certains éléments s'appliquent, tels qu’une éventuelle contestation de l’exactitude de données à caractère personnel, de traitement illicite auquel s’opposerait une personne, ou encore en cas de nécessité de traitements de données de la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou encore en cas de vérification de l’éventuelle prévalence des motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement sur ceux de la personne concernée ;
  • Droit à la portabilité des données lorsqu’un traitement est notamment fondé sur le consentement d’une personne ou un contrat ;
  • Droit d’opposition, dans une certaine mesure au regard des textes applicables, en cas d’éventuelle prise de décision individuelle automatisée reposant sur la situation particulière d’une personne ;
  • Droit à ne pas faire l’objet d’un traitement à des fins de prospection.

IV. Comment exercer vos droits auprès de l’Unca ? Comment contacter l’Unca au sujet de la Politique relative à la protection des données à caractère personnel ?

 

L’Unca s’engage à examiner toute demande afin de faciliter l'exercice des droits reconnus par le RGPD. Des réponses seront apportées aux personnes d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.

De plus, les informations pourront être fournies par écrit ou par d'autres moyens y compris par voie électronique si cela est approprié ou si votre demande est présentée sous cette forme.

A votre demande, les informations peuvent être fournies oralement, à condition que votre identité soit démontrée par d'autres moyens.

Les demandes relatives à vos droits et/ou sur les traitements que nous réalisons, sur l’application du RGPD, de la loi Informatique et libertés modifiée ou de l’application de la présente Politique ainsi que toute question relative aux données à caractère personnel peuvent être adressées, selon votre choix par écrit ou par oral, en utilisant les coordonnées suivantes afin que nous puissions y répondre dans les meilleurs délais : par courrier à l’Unca, 169 rue de Rennes, 75006 Paris ou par email à l’adresse : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

L’Unca ne saurait se substituer aux tiers, notamment les Carpa ou les Ordres des avocats, lorsqu’il revient à ces derniers de répondre directement aux personnes physiques dans l’exercice de leurs droits.

Afin de s’assurer de l’identité des personnes, il pourra vous être demandé de fournir des informations ou documents justificatifs.

L’Unca ayant désigné un délégué à la protection des données avocat, il est possible de prendre contact avec ce dernier au sujet de toutes les questions relatives au traitement des données à caractère personnel et à l'exercice des droits que confèrent le RGPD. Il est possible de solliciter les coordonnées du délégué en prenant contact avec l’Unca par courrier postal ou par email.

Paris, le 13 novembre 2019

 

Réf. : 19.0901/5034    Rgpd/Gdpr – Politique de protection des données à caractère personnel
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